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在制定新制度時,很難做到一次性制定得非常完善。隨著組織的發展和管理水平的提高,可能還要不斷地進行修改和充實。制定制度是為了使用,所以制度一定要適合組織。在制度執行的過程中,可能會因制度本身的不完善和不合理而出現一些問題,但這些不應該影響制度的公正執行。比起制度的完善性,成員往往更加關心制度執行的公正性,所以對于制度的制定者來說,應該比關心完善性更加關心執行的公正性。
4. 系統和配套的原則
制度要全面、系統和配套,基本章程、各種條例、規章、辦法要構成一個內在一致、相互配套的體系。同時要保證制度的一貫性,不能前后矛盾、漏洞百出,避免發生相互重復、要求不一的情況,同時要避免疏漏,要形成一個完善、封閉的系統。
5. 從實際出發的原則
從實際出發是制定制度必須遵守的重要原則。制定制度要從組織的實際出發,根據組織的構成內容、工作對象、管理協調的需要,充分反映各項組織活動的規律性,體現組織的特點,保證制度具有可行性和實用性,切忌追求時髦,流于形式。
6. 重視成員工作習慣的原則
懶惰是人的一大天性,沒有人會主動更改自己熟悉的工作方式,所以在制定制度時,一定要認真分析現有的工作流程和工作習慣。在實現目標的原則上,要盡可能地繼承原有的流程和習慣,這樣才能有效地保證日后制度的執行。
7. 以需要為依據的原則
制度的制定要以需要為依據,需要是一項制度制定與否的唯一標準,制定不必要的制度,反而會擾亂組織的正常活動。如有些非正式行為規范或習慣能很好地發揮作用,就沒有必要制定類似的行為規范,以免傷害成員的自尊心和工作熱情。
8. 具有先進性的原則
制度是一個組織的“骨架”,先進的制度有利于組織的正常運營,因此,制定制度一定要從調查研究入手,總結本組織的經驗,同時吸收其他組織的先進經驗,引進現代管理技術和方法,保證制度的先進性。
9. 采取措施改造習慣的原則
新制度的執行過程就是改變成員工作習慣的過程。管理者應該很清楚地認識到該制度的執行會帶來哪些工作習慣的改變,這種改變成員是否可以接受,接受的程度是多少。根據具體情況,管理者必須采取一些輔助措施來加強對成員工作習慣的改變,比如在新制度執行時,進行制度培訓,或進行頻繁的抽查和監督等。
10. 具有可操作性的原則
制度必須具有可操作性,否則就失去了制定制度的意義。要想使制度易于操作,最好在制度中明確一般的操作方法。另外,要寫明制度的原則,這樣便于對特殊情況進行處理(最好能規定出解釋權的歸屬部門)。